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一時間で終わるつもりの作業を、気づけば半日かけている。期限まで余裕があると、調べることも直すことも増えていく。パーキンソンの法則は、仕事が完成のために与えられた時間を満たすまで広がる、という言い回しで知られています。
時間があると、仕事の範囲も広がる
シリル・ノースコート・パーキンソンの1955年の文章に登場する、有名な仕事の見方です。組織や仕事の膨張を皮肉った議論から、時間の使い方を考える言葉としても広まりました。
例えば、短い報告を作るだけのはずが、過去の資料を調べ、図の色を直し、別の形式でも作り始める。どこまでできれば終わりなのかが曖昧だと、できることが次々に増えます。
もちろん、時間を使った分だけ品質が上がる場合もあります。すべての作業が必ず期限まで伸びる、という自然法則ではありません。「人は怠け者だから」と決めつけるより、仕事の範囲と完成条件がどう決まっているかを見る方が役立ちます。
締め切りを短くするだけでは、問題が残る
仕事が時間いっぱいに広がるなら、時間をぎりぎりにすればよいのでしょうか。そうとも限りません。調べるべきことを飛ばしたり、確認を省いたりすると、あとからやり直す負担が増える可能性があります。
必要な作業量が多い、手順がわからない、別の仕事が割り込む。時間がかかる理由はさまざまです。原因を見ずに期限だけを縮めても、必要な仕事まで圧縮されます。
まずは、必ず必要な内容と、余裕があれば足す内容を分けたいところです。そのうえで、途中に確認できる区切りを置くと、全部が終わるまで状況が見えない状態を減らせます。
「今日はここまでできたら完成」を決める
架空のアプリ制作で、「初めて遊ぶ人向けの説明画面を作る」という仕事を考えます。これだけでは、文章、画像、演出、音など、どこまでも作り込めます。
そこで、今回の完成条件を具体的にします。
- 何をするゲームかを、一文で説明する。
- 最初に押すボタンがわかる画面を一枚載せる。
- 実際の端末で、文字が読めて次へ進めることを確認する。
条件が決まると、背景の装飾や追加のアニメーションは、今回必要かを判断できます。後で改善するためのメモに回し、まず一つの説明を完成させることもできます。
時間の上限だけでなく、何を満たしたら終わりかを決める。これなら、急ぐことと、必要な確認を守ることを一緒に考えられます。
余裕は、使い道を決めて残す
時間の余裕がすべて無駄になるわけではありません。初めての作業には見積もりづらい部分がありますし、確認、修正、休憩も必要です。
例えば、制作の時間と、動作確認の時間を分けて考えます。早くできた場合は確認へ進み、問題が出た場合は修正する。余裕を、どこまででも機能を増やす時間にしない工夫です。
また、一人の予定だけでなく、他の人からの確認を待つ時間もあります。手を動かしていない時間を全部先延ばしと呼ばず、何を待っているかを見えるようにすると、管理する対象がはっきりします。
収入と支出についての「第2法則」
パーキンソンの第2法則としては、支出が収入に届くまで増える、という言い回しも紹介されます。収入が増えたのに余裕が増えないと感じるとき、生活費や新しい固定費を見直すきっかけになります。
ただ、支出の増加が全部ぜいたくや意志の弱さとは限りません。物価、家族の状況、必要な移動や住まいの費用も変わります。増えた項目を確認し、必要な費用、継続する契約、任意の買い物を分けると、何を調整できるかが見えます。
使える金額を先に考える、固定費を定期的に確認するなど、判断の手順を用意する方法もあります。具体的な貯蓄や制度の選択は、それぞれの生活の条件に合わせて考えるものです。
期限より先に、終わりの形を見直す
パーキンソンの法則が気になったら、「早くやろう」だけでなく、「どこまでやれば目的を満たすか」を確認してみてください。完成条件が見えると、必要な仕事と追加の工夫を選びやすくなります。
人を限界まで働かせるためではなく、仕事が広がる場所を見つけるための視点として使う。先延ばしのきっかけを考えるエメットの法則や、追加する価値を考える限界効用逓減も、関連して読むと面白い話です。
作業の膨張と、必要な確認を分ける
締切を短くしても、検証や引き継ぎまで省けば手戻りが増えます。「文章を書く」「誤りを確かめる」「公開する」の完了条件を分け、どこに時間が使われたかを記録する方が、ただ急がせるより改善点を見つけやすくなります。短時間なら必ず良い成果、という法則ではありません。